もともと受付順番制を採用していたのですが、患者さまの数が増えてきて、待合室があふれる状態になっており、来院されたもののあきらめて帰ってしまう方が多くなってきていました。スタッフを増やして対応しようとしましたが、急な退職などが重なり自分ひとりでの診察も切迫した状態になってしまいました。

待ち時間は、平日でも1〜2時間、土日の長いときには4時間待ちのこともありましたので、オーナー様からの待ち時間に対するクレームでスタッフにもストレスを感じさせてしまっていました。この問題を解決するために、時間帯予約制に変更して患者さんの数をコントロールできないかと考えたのがきっかけです。

他にも予約システムがあることは知っていましたが、ブログなどでシステムや時間帯予約制について詳しく書かれていて、自信をもってPRされていたので、まずは「診療予約2025」の話を聞いてみようと思いました。

導入の準備等についてはいかがでしたか？

WEBベースのシステムですので導入はすごく楽でした。設定等もメールの打ち合わせだけで、あとはメディカルフォレストさんが遠隔で設定してくれたため、スムーズな導入ができました。すぐにでも予約制にしたかったため、1ヶ月かからないで導入しましたが、サポートの反応も速く、うまくスタートすることができました。

希望通り、時間帯予約制にすることによって患者数をコントロールすることができました。導入前は待ち時間の問題で診察が急ぎがちになってしまい、本来であればお伝えしている内容を伝え損なったりしていたこともありましたが、業務の流れが整理されいつものしっかりとした診療を取り戻せたことで、オーナー様にもご満足いただけるようになったのではないかと実感しています。

実は、時間帯予約制に運用変更をすると告知開始したのが約1週間前というタイトなスケジュールになってしまったのですが、オーナーの皆さんからも大変好評で、予約制の利便性や待ち時間の短縮について、すごく喜んでいただけています。

当院は、犬猫はもちろんウサギの診療にも力を入れているため、埼玉や千葉といった県外からも患者さまがお見えになります。遠方から来ていただいたうえに、数時間もお待たせすることもありましたが、予約制の導入で便利にご利用いただけるようになったと思います。遠方からの患者さんは、当院のWEBを見ていらっしゃいますので、その流れでネット予約の利用率も高いように思います。

年配の方は、窓口で予約を取られることもありますが、若い方の多くはネット予約を利用していただき、すでに80〜90％がネット予約で埋まっている状態です（運用変更1ヶ月後）。

また、予約制に変更できたことで、休診日の変更もやりやすくなったのが、意外なメリットでした。受付順番制では休診日の変更を急にすると、知らなかった患者さんがご来院されてしまうので注意が必要です。予約制への変更後は、ほとんどの予約がネットから入るようになったため、逆に休診の設定さえしておけば予約自体が入らず、間違って来られることもなくなります。

「診療予約2025」を活用して時間帯予約制にすることで、患者さんの待ち時間を短くできただけでなく、当院の現状に合わせた最適な診療体制を構築できたので本当に助かりました。